С января 2013 г. по май 2014 г. должность Офис-менеджер. Функциональные обязанности: прием и распределение входящих звонков. Ведение делопроизводства: входящей/исходящей корреспонденции: заполнение журнала, отслеживание сроков исполнения поручения. Составление номенклатуры дел. Электронный документооборот в базе 1С CRM, а также взаимодействие с контрагентами компании (прием ежедневно более 50 писем для разных компании и обзвон клиентов -наша компания предоставляла юридический адрес для других компании и соответственно вся корреспонденция проходила через наш ресепшен). Подготовка документов и различных материалов, необходимых для работы руководителя и руководителей подразделений компании. Взаимодействие с клиентами компании. Подготовка переговорной комнаты для проведения совещаний, встреч -обеспечение необходимыми материалами. Чай, кофе для клиентов компании. Жизнеобеспечение офиса (заказ канцтоваров, воды и прочих принадлежностей). Выполнение поручений руководителя. Заказ билетов, бронирование гостиниц. С мая 2014 г. по декабрь 2014 г. должность Руководитель секретариата Функциональные обязанности: в подчинении 2 офис-менеджера, контроль работы зоны ресепшен/приемной: снятие ежедневных отчетов по кассе, проверка правильности ведения отчетов предусмотренных на данном отсеке работы. Ввела практику ведения инструкций по работе в зоне ресепшен. Отработала и ввела распорядок дня зоны ресепшен. Решение и урегулирование спорных ситуаций с клиентами компании в зоне ресепшен. Осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора. Прямое подчинение генеральному директору компании-решение задач различного характера. Взаимодействие с клиентами компании: обзвон клиентов с целью уточнения качества работы сотрудников компании, качества предоставленных услуг. Ведение базы 1С СRM: ввод данных про прозвону клиентов, перенаправление событий.Отслеживание правильности заполнения карточек контрагентов. Ведение ежедневной отчетности в базе. Контроль исполнения поручений в базе- взаимодействие со всеми сотрудниками компании. Ведение ежемесячной отчетности по маркетинговым компаниям. Поиск новых поставщиков/заключение договоров. Как менеджер по подбору персонала с февраля 2013 года занималась поиском сотрудников компании как младшего звена так и ведущих специалистов компании. Подбор более 3 сотрудников в месяц. Составление резюме новой должности. Выставление новых вакансий в различных сервисах. Просмотр резюме и проведение интервью кандидатов - телефонные переговоры, скайп-переговоры, личные встречи (присутствовала на всех этапах собеседования). Ведение переписки с кандидатами. Взаимодействие со СМИ. Ознакомнение новых сотрудников с распорядком рабочего дня, курирование младших сотрудников на этапе испытательного срока. Впервые в компании были разработаны должностные обязанности офис-менеджера. Введена практика составления детальных должностных обязанностей в других подразделениях компании. Неоднократно участвовала в выставке компании в МГУ на "Дне карьеры" с целью привлечения стажеров для работы в компании. С января 2015 г. по февраль 2018 года находилась в декретном отпуске

Прием, распределение входящих звонков. Регистрация входящей, исходящей корреспонденции, распределение корреспонденции по отделам компании и отслеживание сроков исполнения. Подготовка документы и различных материалов, необходимые для работы руководителя и руководителей подразделений компании. Подготовка документы необходимых для работы директора. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, распределение ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения, контроль сроков исполнения данных поручений. Приведение архива компании в порядок. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения. Составление специальных актов об уничтожении документов.Бронирование гостиниц. Заказ ж/д, авиа билетов. Работа с курьерскими службами. Подготовка переговорных. Ведение журналов делопроизводства. Жизнеобеспечение офиса (заказ канцтоваров, воды и прочих принадлежностей). Решение различных поручений генерального директора и начальников других подразделений.

Оформление паспортов граждан РФ (проведение всех необходимых проверок и мероприятий для выдачи паспорта), выдача паспортов гр. РФ(прием граждан Российской Федерации 5 раз в неделю по отведенным часам работы). Выезд на дом к гражданам Российской Федерации с целью выдачи паспортов граждан Российской Федерации либо с целью заверения подписи. Участвовала в торжественной выдаче паспортов гражданам достигшим 14 лет (администрация Ульяновской области. кадесткое училище) Решение конфликтных ситуаций с гражданами в часы приема отдела. Консультирование граждан по вопросам работы отдела. Регистрация входящей, исходящей корреспонденции. Распределение корреспонденции по всем подразделениям и отслеживание сроков исполнения данных поручений (более 200 писем в день, около 50 писем -обращения граждан либо запросы из других регионов Российской Федерации). Составление номенклатуры дел отдела. Ведение номенклатуры подразделения (более 3 отделов). Составление актов уничтожения дел с истекшим сроком хранения. На протяжении всего времени находилась в составе комиссии по уничтожению бланков строгой отчетности. Работа с внутренними базами. Распределение звонков.

Работа во внутренней базе училища. Набор текстов конспектов для преподавателей училища, внесение данных расписания занятий на новый учебный год всего училища. Выполнение поручений начальника отдела и высших преподавателей училища (аттестованные сотрудники). Составление табеля учета рабочего времени. Составление различных актов. Составление приказов, распоряжений.

технология и предпринимательство

Делопроизводство